この記事では、効率よく仕事を進めるために、超重要なことを2つ、お伝えしたいと思います。
毎日仕事が忙しく、手が回らない人は非常に多いと思います。
目の前の仕事が片付いていないのにやる事は日々増えていくばかり。よくないと思いつつも、長時間の残業でしのいでいませんか？
ただ、このような方が非常に多いのも事実だと思います。そういう私も、日々降りかかる仕事に忙殺され、遅くまで残業して何とかこなす、といった状況がよくありました。
一方で、そんなに残業をしているわけではないのに、しっかりと成果を出し続けている人もいます。私の身の回りにもそのような人が何人かいます。
「もともと持っている才能が違うから仕方がない」、「凡人は凡人なりに、時間がかかってもできることを粛々とこなしていくしかないんだ」
なんて思っていました。しかし、よく観察していると、どうやらそういうわけではなさそうだということに気が付きました。
効率よく仕事をこなすには、個人が持って生まれた才能以上に重要なことがあるのです。
仕事を効率よくこなす時間術は本当にたくさんあり、私も『どうしたら時間に追われることなく、効率的に働けるか』を知るために、多くの時間術に関する書籍を読み漁りました。色々片っ端から試すより、まずは効果の大きなものから取り入れていきたいですよね。なので、今回は特に重要な時間術2つを皆様と共有させていただきたいと思います！
超効率的時間術～その①～
超効率的な仕事時間術、一つ目の方法は、
『仕事を人にお願いする』ということです。
そんなこと？と思う方もいるかもしれませんが、これが効果絶大。そして、なかなかできない人が多いのも現実です。
私の周りでも、圧倒的に仕事が早い人はこれが得意な人でした。
人にお願いすることで自分も違う事ができるので効率が2倍になると思いますか？いえ、そんなものではありません。得意な人にやってもらえば自分がやった場合の半分、それ以下の時間で簡単にこなしてしまうことがほとんどです。
慣れないことを自分で色々調べながらやったら1時間かかったけど、得意な人にお願いしたら10分ほどで終わった、なんてこともよくあります。同時に複数人にお願いしていたら、その効果は凄まじいです。
もしも、『誰にも頼らず、自分でやりたい』、『自分にしかできないことを他の人に教えたくない』なんて考えがもしあれば、今すぐ捨ててください。そのプライドは趣味で大切にして下さい。
ただし、重要なポイントがあります。
仕事をお願いするときに適当な説明だけでお願いしてはいけません。上から目線も絶対ダメです。何のためにやってもらいたいのか、どれくらいの日程感でやってもらいたいのか、その理由を丁寧に説明しましょう。
『あなたに助けてもらいたいです』
という気持ちがちゃんと伝わるようにしましょう。そして、次回もお願いをきいてもらえるように、対応してもらってらお礼の気持ちもきちんと伝えましょう。
真面目に働く人に助けを求められたら、大体の人は助けてくれます。
他の人にお願いができないと、任される仕事が増えてきたら、すぐにオーバーフロー状態に陥ります。ピンチが訪れたとき、人に頼れず、一人で抱え込むと、メンタル的にも追い込まれます。
誰かに頼ること、仕事をお願いすることは個人の能力以上に仕事時間短縮効果が絶大なのです。
超効率的時間術～その②～
超効率的な仕事時間術、二つ目の方法は、
『そもそも不要な仕事はしない』です。
短縮、というよりは「やらない」という選択をするため、一つ目の方法よりも効果が大きいです。
振り返ってみて、この仕事頑張ったけど意味なかったな、なんてことありませんか？
本当にやらなければならないことを見失い、間違えたゴールを設定してしまうと、頑張れば頑張るほど、優秀であれば優秀なほど受けるダメージが大きくなります。
「そんなこと言っても、必要かどうかはやってみて初めて分かることで、最初から判断なんてできない」
という意見も理解はできます。ただ、仕事を進めている間に、「本当にこの仕事は必要なのか」ということを常に考える必要があります。不要と判断したら、すぐにやめる判断をしなけれないけません。「ここまできたから最後までやり抜きたい」、なんて熱い気持ちも趣味の世界だけにしておいてください。
また、正しいゴールが設定されていたとしても、必要以上に時間をかけないことが大切です。よくあるのは、必要以上に資料を丁寧にまとめてしまうこと。特に内部向けの資料なんかは伝わればいいので、資料作成の手間は必要最低限に抑えることが大切です。
その他にも、本当にこの会議に参加する必要があるのか？、本当にこのデータをまとめる必要があるのか？など、取り組む前によく考えることが大切です。
最後に
より仕事を早くこなすために、スキルを磨いて、自分の能力を向上させても、せいぜい効率が1.5倍になるくらいでしょう。自分一人だけの力では限界があります。今回紹介した、①仕事を人にお願いすること、②そもそも不要な仕事をしないこと、は個人の能力以上に仕事時間短縮効果が絶大なのです。
是非、実践して仕事を効率化して、いつもより早く帰宅してプライベートを充実させてください！
